Seja para organizar os projetos e tarefas de uma equipe, acompanhar os #OKRs anuais da empresa ou montar uma Wiki com guias e processos do dia a dia, implantar o #Notion numa organização garantindo a adesão das pessoas envolvidas pode ser um desafio no início.
Pensando nisso, organizei alguns dos pontos mais importantes que acredito que qualquer Notion Champion tem que ter em mente para fazer esse processo dar certo.
Todas as dicas a seguir são derivadas da minha experiência prática estruturando e reestruturando um espaço de trabalho completo no Notion para a Hand Talk ao longo dos últimos 3 anos. Em alguns casos acertamos de cara, mas outros os aprendizados só apareceram depois de muitas idas e vindas 😅. Espero que essas dicas ajudem vocês a poupar tempo!
O Notion é uma ferramenta que convida os usuários a criarem, então é importante definir alguns parâmetros para isso. Crie bases de dados unificadas e bem estruturadas e defina as responsabilidades de cada pessoa/time sobre cada tipo de conteúdo (Ex.: manter a organização da página do time deve ser papel do próprio time).
Outra dica valiosa é estruturar algumas páginas-chave como um site. Por mais que a barra lateral do Notion seja ótima para a navegação, uma experiência intuitiva facilita muito que as pessoas encontrem o que precisam no seu workspace!
Como para qualquer software, se você não definir bem quem pode acessar o que e quando, problemas aparecerão. A pessoa responsável pela administração dos acessos poderá ter muito trabalho repetitivo. Conteúdo confidencial pode vazar. As pessoas podem descobrir que estão sem acesso a um documento importante para uma tarefa na pior hora possível: quando precisam fazer a tal tarefa.
Organizando seu workspace ao redor de uma estrutura de acessos/permissões bem definida, você evita tudo isso. Se não souber por onde começar, um consultor especializado pode ajudar.
Nos últimos anos o Notion ganhou uma quantidade enorme de funcionalidades (foram 90 melhorias só em 2023!). Com isso, é fácil se perder querendo aplicar todas elas. A chave para garantir a adoção do Notion em larga escala na sua organização é resolver algum problema corrente da sua equipe com o Notion. Logo, crie sistemas úteis desde o começo. Não se preocupe em fazer tudo de uma vez só, comece com o que é mais útil.
Costumo dizer que há dois perfis de usuários do Notion: criadores e utilizadores de sistemas na ferramenta. É natural que mais e mais pessoas da sua equipe comecem a querer saber como criar seus próprios sistemas no Notion com o tempo, mas focar em tentar transformar todo mundo em um designer desde o princípio é a receita para que surjam resistências.
A maior das pessoas não precisa saber como criar um sistema de gestão de projetos no Notion. Elas só precisam saber como usar um sistema assim. Criando templates simples e intuitivos, você garante que as pessoas consigam utilizá-los na prática, o que abre espaço para aprofundamento no futuro.
Comece simples, colete feedbacks e vá atualizando com o tempo. A resolução de problemas do dia a dia é uma ferramenta de convencimento melhor do que qualquer outra.
Com essas dicas dá pra começar a estruturar o Notion da sua empresa com muito mais chances de sucesso! Se quiser entender mais à fundo outros aspectos relacionados a esse tema, eu adoraria bater um papo!
E pra quem já implementou o Notion em uma organização, quais dicas adicional dariam?